Flexibiliteit vergt vertrouwen
De wereld verandert. Binnenkort winkel je vooral online. Dankzij de nanotechnologie is schoonmaken een koud kunstje. Al die veranderingen vergen van bedrijven veel flexibiliteit. Bedrijven die beschikken over die flexibiliteit, kunnen innoveren en daardoor meegroeien met deze ontwikkelingen.
Hoe realiseer je die flexibiliteit? Hoe houd je jouw bedrijf lenig? Dat kan op twee manieren:
- Je organiseert de werkzaamheden flexibeler
- Je stelt je medewerkers in staat flexibeler te werken.
Stroomsgewijs organiseren
Stel je hebt een fietsenfabriek. Je kunt die functioneel organiseren. Dat wil zeggen: je hebt een afdeling Framebouw, Spuiten, Montage en een afdeling Afstellen & Test. Iedere afdeling heeft een eigen hal, eigen experts en een eigen voorraad (om te voorkomen dat men zonder werk komt te zitten). Iedere afdeling controleert z’n eigen werk.
Dat kan ook anders, slimmer. Stroomsgewijs organiseren noemen we dat. Daarbij ga je niet uit van de bewerkingen maar van het eindproduct. Je creëert bijvoorbeeld een afdeling Racefietsen en een afdeling Stadsfietsen. Per afdeling heb je een hal waar de benodigde machines staan. Medewerkers zijn allrounders. Ze maken en spuiten het frame, ze monteren de onderdelen en stellen de fiets af. Een collega checkt, dat dan weer wel.
De voordelen?
Je kunt met minder voorraad toe, storingen verstoren het werk minder, fietsen zijn veel sneller klaar, je bent een stuk flexibeler en het werk wordt aanzienlijk gevarieerder en verantwoordelijker. De samenstelling van de teams verandert natuurlijk ook drastisch. Stroomsgewijs organiseren kan in allerlei soorten bedrijven. Adviesbureaus, restaurants, gezondheidszorg of callcenters.
De nadelen?
De verandering is soms erg ingrijpend. Voor de infrastructuur maar ook voor de medewerkers. Zij werken meer samen en zijn dus ook samen verantwoordelijk voor het eindproduct. Misschien dat sommige medewerkers dat moeilijk vinden. Daar ligt voor de leidinggevende dan een belangrijke taak.
Medewerkers flexibiliseren
Je kunt de werkzaamheden anders organiseren. Zoals je hierboven zag, heeft dat ingrijpende gevolgen. Je kunt ook slimmer werken door medewerkers te flexibiliseren. Een voorbeeld.
Ziekenhuis De Gelderse Vallei
Neem het ziekenhuis De Gelderse Vallei in Ede. Als een polikliniekpatiënt meerdere afdelingen moest bezoeken, moest deze patiënt telkens opnieuw worden ingevoerd in het afsprakensysteem. Medewerkers en patiënten ergerden zich groen en geel. Medewerkers hebben de koppen bij elkaar gestoken. Ze hebben samen met de leverancier van de software ervoor gezorgd dat eenmaal invoeren volstond. Dat vergde aanpassingen in het systeem en aanpassingen in de manier van werken. Maar het resultaat is er naar: patiënten zijn op tijd bij de arts, polikliniek-medewerkers hebben tijd voor andere zaken en het zelfvertrouwen en het werkplezier zijn toegenomen.
Geef medewerkers de ruimte
Patiënten en medewerkers nemen geen genoegen meer met falende technologie. Het ziekenhuis gaf de medewerkers de ruimte om samen het werkproces op de schop te nemen en om met leveranciers een nieuwe aanpak te ontwikkelen. Flexibiliteit zit hem soms in kleine dingen. Geef medewerkers de ruimte om ergernissen aan te pakken en veranderingen door te voeren. Betrek leveranciers bij het vernieuwen van het primaire proces. Stel medewerkers in staat om thuis te werken zodat zij de zorg voor kinderen kunnen combineren met de liefde voor hun werk.
Eisen aan de manager
Dit stelt eisen aan managers. Wie uitsluitend op de winkel past, redt het niet. Om als organisatie te innoveren en daardoor succesvol in te spelen op veranderingen heeft geen managers nodig maar leidinggevenden, mensen die twee dingen goed kunnen. Ze zijn in staat om ontwikkelingen in de omgeving en in het bedrijf goed in te schatten. En ze zijn in staat om hun medewerkers autonomie en speelruimte te geven.
Strategisch inzicht
De eerste kwaliteit vergt strategisch inzicht. De beste leidinggevenden zien wat er binnen het bedrijf gebeurt en wat er in de omgeving van het bedrijf gebeurt. Ze zijn in staat om dat te vertalen in een of meer strategische doelen. En ze durven bovendien in de spiegel te kijken en vragen te stellen over hun eigen bijdrage.
Vertrouwen
De tweede kwaliteit vergt eigenlijk vooral vertrouwen. TNO deed de afgelopen jaren onderzoek naar de het belang van “managen door vertrouwen”. Een belangrijke conclusie is dat leidinggevenden die vertrouwen geven daar veel voor terug krijgen. Zeker is in elk geval dat het innovatief vermogen van de organisatie versterkt wordt. Concreet: werknemers maken gebruik van de speelruimte en het vertrouwen dat zij krijgen en nemen meer verantwoordelijkheid. Dat vertaalt zich in meer initiatieven en een groter probleemoplossend vermogen.
Klinkt dit soft? Misschien. Maar het werkt. En dat telt.
Kortom
Een flexibele organisatie stelt je in staat om succesvol in te spelen op de veranderingen binnen en buiten je bedrijf. Je kunt die flexibliteit realiseren door je medewerkers de ruimte te geven om de organisatie te verbeteren. Je kunt nog een stapje verder gaan en de werkzaamheden stroomsgewijs te organiseren.